الإدارة العامة / المدير المفوض
الغرض: القيادة الاستراتيجية، اتخاذ القرارات النهائية، الحفاظ على رؤية الشركة وقيمها، والتواصل مع الشركاء والعملاء الرئيسيين.
المسؤوليات الأساسية
- صياغة رؤية واستراتيجية الشركة.
- اعتماد السياسات الإدارية والمالية.
- إصدار التوجيهات والأوامر الإدارية.
- تمثيل الشركة قانونيًا وتجاريًا.
- الموافقة النهائية على الميزانية والتعاقدات.
مؤشرات الأداء (KPIs)
- نسبة إنجاز الأهداف الاستراتيجية.
- هامش الربح التشغيلي.
- نسبة التزام الأقسام بالسياسات.
- رضا العملاء الرئيسيين.
المستندات النموذجية
قسم المتابعة والرقابة
الغرض: حلقة الوصل الرقابية لضمان تنفيذ السياسات، متابعة تقدم الأعمال، والرقابة على المواقع والموظفين.
المسؤوليات والمهام
- مراقبة تقدم مشاريع المواقع ونسب الإنجاز.
- متابعة الحضور والانصراف.
- رصد تنفيذ الأوامر الإدارية.
- إجراء جولات ميدانية مفاجئة.
- إدارة نظام الغرامات والمكافآت.
مؤشرات الأداء
- نسبة الالتزام بخطة العمل الأسبوعية.
- زمن الاستجابة لحالات الطوارئ.
- دقة تقارير نسب الإنجاز.
- عدد الانتهاكات المكتشفة مقابل المحلولة.
المستندات النموذجية
مكتب المدير / السكرتارية
الغرض: إدارة شؤون المكتب التنفيذي، التعامل مع الصادر والوارد، وجدولة الاجتماعات والمراسلات.
المسؤوليات والمهام
- استلام وتسجيل البريد الوارد والصادر.
- تنظيم جدول المدير والاجتماعات.
- إعداد محاضر الاجتماعات.
- تجهيز الأوامر الإدارية للموافقة.
- المحافظة على سرية الوثائق.
مؤشرات الأداء
- زمن تسليم المراسلات.
- نسبة الدقة في محاضر الاجتماعات.
- رضا المدير عن الدعم الإداري.
المستندات
قسم الحسابات والمالية
الغرض: إدارة الموارد المالية، صرف الرواتب والسلف، ومتابعة المدفوعات والتقارير المالية.
المسؤوليات الأساسية
- صرف رواتب الموظفين وسلف المقاولين.
- متابعة حسابات الموردين.
- إعداد القيود المحاسبية.
- إعداد الميزانيات والتقارير الشهرية.
- إجراء التسويات البنكية.
مؤشرات الأداء
- زمن صرف الرواتب والمستحقات.
- نسبة الشكاوى المالية المرفوضة.
- دقة التوقعات النقدية.
المستندات
قسم المشتريات
الغرض: تأمين المواد والمعدات والخدمات وفق المواصفات والأسعار المناسبة.
المسؤوليات
- استقبال احتياجات المواد.
- دراسة عروض الأسعار (RFQ).
- إصدار أوامر الشراء (PO).
- متابعة التسليم مع الموردين.
- حفظ سجلات وتقييم الموردين.
مؤشرات الأداء
- زمن تدوير عملية الشراء.
- مدى مطابقة المواد للمواصفات.
- تكلفة الشراء مقابل الميزانية.
المستندات
قسم المخازن
الغرض: إدارة التخزين، الجرد، وإصدار المواد للمواقع حسب الحاجة.
المسؤوليات
- استلام وفحص المواد.
- جرد دوري للمخزون.
- إصدار المواد للمشاريع.
- الحفاظ على شروط التخزين.
- تطبيق نظام ما يدخل أولاً يخرج أولاً (FIFO).
مؤشرات الأداء
- دقة الجرد ومطابقة السجلات.
- معدل دوران المخزون.
- زمن استجابة المخازن للطلبات.
المستندات
قسم الاستيراد والتصدير
الغرض: إدارة عمليات الشحن الدولي وضمان الامتثال للإجراءات الجمركية.
المسؤوليات
- ترتيب الشحنات الدولية ومستنداتها.
- التعامل مع شركات الشحن والتخليص الجمركي.
- المتابعة مع الموردين الأجانب.
- التأكد من الامتثال للقوانين.
مؤشرات الأداء
- زمن التخليص الجمركي.
- نسبة التلف أثناء الشحن.
- التكلفة اللوجستية.
المستندات
قسم المشاريع الهندسية
الغرض: إدارة الأعمال الهندسية والفنية للمشاريع ميدانياً وإدارياً.
المسؤوليات
- إعداد المخططات وجداول الكميات.
- الإشراف على التنفيذ والمقاولين.
- متابعة نسب الإنجاز.
- إدارة الجودة والسلامة بالموقع.
- إصدار أوامر التغيير.
مؤشرات الأداء
- نسبة إنجاز العمل مقابل الخطة.
- الالتزام بالمواصفات.
- تكاليف المشروع مقابل الميزانية.
المستندات
قسم الجودة (QA/QC)
الغرض: ضمان جودة الأعمال والمواد ومطابقتها للمواصفات.
المسؤوليات
- وضع معايير القبول والفحص.
- إجراء اختبارات جودة ميدانية.
- إصدار تقارير عدم المطابقة (NCR).
- فحص عينات المواد.
مؤشرات الأداء
- نسبة القبول من الجولة الأولى.
- عدد حالات عدم المطابقة المفتوحة.
- رضا العميل عن الجودة.
المستندات
قسم تكنولوجيا المعلومات (IT)
الغرض: إدارة البنية التحتية التقنية، أنظمة المراقبة، وأمن المعلومات.
المسؤوليات
- إدارة الشبكات والخوادم.
- صيانة أنظمة الكاميرات (CCTV).
- الدعم الفني للمستخدمين.
- النسخ الاحتياطي للبيانات.
مؤشرات الأداء
- زمن استجابة تذاكر الدعم.
- نسبة توافر الخدمات (Uptime).
- الأمن السيبراني.
المبيعات وخدمات ما بعد البيع
الغرض: تسويق وبيع الخدمات، بناء علاقات العملاء، والدعم الفني.
المسؤوليات
- تنفيذ خطط المبيعات.
- إعداد العروض الفنية والتجارية.
- إدارة عقود الصيانة.
- متابعة رضا العملاء.
مؤشرات الأداء
- قيمة المبيعات الشهرية.
- معدل الاحتفاظ بالعملاء.
- زمن الاستجابة للصيانة.
قسم الصيانة
الغرض: تنفيذ أعمال الصيانة الوقائية والتصحيحية للأنظمة.
المسؤوليات
- تنفيذ جداول الصيانة الدورية.
- الاستجابة لبلاغات الأعطال.
- توثيق أعمال الصيانة.
مؤشرات الأداء
- زمن الاستجابة للأعطال.
- معدل تكرار العطل.
قسم الخدمات اللوجستية
الغرض: تغطية الاحتياجات التشغيلية (نقل، خدمات عامة، أمن).
المسؤوليات
- تنظيم أسطول النقل.
- الدعم اللوجستي للمواقع.
- إدارة عقود الخدمات العامة.
مؤشرات الأداء
- توفر المركبات.
- كفاءة التكلفة اللوجستية.